1 ΔΗΛΩΣΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Καλώς ήλθατε στην Excellentia International. Κύριο μέλημά μας είναι η άμεση εξυπηρέτησή σας με αξιοπιστία και εγκυρότητα. Προκειμένου να είμαστε σε θέση να σας παρέχουμε τις υπηρεσίες μας με τον προσήκοντα τρόπο, συλλέγουμε και χρησιμοποιούμε πληροφορίες για εσάς. Η EXCELLENTIA INTERNATIONAL δεσμεύεται να προστατεύει και να σέβεται την ιδιωτικότητά σας. Η παρούσα Δήλωση Απορρήτου περιγράφει τα δικαιώματά σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα που επεξεργαζόμαστε, καθώς και τα μέτρα που λαμβάνουμε για την προστασία του απορρήτου σας. Παρακαλούμε να διαβάσετε τη Δήλωση προσεκτικά ώστε να ενημερωθείτε για τα δικαιώματά σας. Ακολουθεί πίνακας περιεχομένων, ώστε να μπορέσετε να μεταβείτε απευθείας στα σημεία που σας ενδιαφέρουν. Πίνακας Περιεχομένων Διευκρινίσεις ως προς κάποιους βασικούς όρους Τι είδους προσωπικά δεδομένα συλλέγει και επεξεργάζεται η εταιρία για εσάς; Για ποιο λόγο χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα; Tι λέει η νομοθεσία σχετικά με αυτά; Είστε υποχρεωμένοι να μας δώσετε τα προσωπικά δεδομένα που ζητούμε; Γίνεται επεξεργασία των δεδομένων σας και χωρίς καμία ανθρώπινη παρέμβαση; Για πόσο καιρό κρατάμε τα δεδομένα σας; Διαβιβάζουμε τα δεδομένα σας σε τρίτους; Διαβιβάζουμε τα δεδομένα σας και εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης; Ποια είναι τα δικαιώματά σας; Παρακολούθηση Τι ισχύει για τυχόν αλλαγές στην παρούσα Δήλωση; 2 Διευκρινίσεις ως προς κάποιους βασικούς όρους Πρώτα πρέπει να ξεκαθαρίσουμε το πώς χρησιμοποιούμε ορισμένους όρους στην παρούσα Δήλωση. Παρόλο που φαίνεται αυτονόητο, διευκρινίζουμε ότι στην παρούσα Δήλωση θα αναφέρεστε ως «Εσείς». Λέγοντας «εμείς» ή «η εταιρία» εννοούμε την EXCELLENTIA INTERNATIONAL. H έδρα της εταιρίας μας είναι στη οδό Ερμού 53 και Καπνικαρέας 3 Αθήνα, 10563 Πλάκα. Οι υπηρεσίες μας στο εξής «οι Υπηρεσίες μας» αφορούν στην παροχή τεχνικών υπηρεσιών για ιδιώτες και εταιρίες . Για τους σκοπούς των Υπηρεσιών μας, χρησιμοποιούμε διάφορα πληροφοριακά συστήματα ΙΤ. Σε ορισμένες περιπτώσεις, παρέχουμε στους πελάτες μας ειδικές εφαρμογές για την εξυπηρέτησή τους (Ιστοσελίδα / «Site»). Η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερωθείτε για τις παρεχόμενες υπηρεσίες της Εταιρείας. Τέλος, η Δήλωση αυτή έχει να κάνει με την διαχείριση πληροφοριών που ταυτοποιούν ανθρώπους, όπως εσείς, η οικογένειά σας ή η εταιρία σας. Οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων στοιχεία ταυτότητας, δημογραφικά στοιχεία, στοιχεία επικοινωνίας καθώς και επαγγελματικά δεδομένα ή δεδομένα ψυχομετρικών μετρήσεων. Αυτού του τύπου οι πληροφορίες καλούνται συνήθως «Προσωπικές Πληροφορίες», «Πληροφορίες που ενδέχεται να ταυτοποιούν πρόσωπα». Eμείς χρησιμοποιούμε τον όρο «Προσωπικά Δεδομένα» στην παρούσα Δήλωση. Tι είδους προσωπικά δεδομένα συλλέγει και επεξεργάζεται η εταιρία για εσάς; Tα προσωπικά δεδομένα που συνήθως συλλέγει για εσάς η εταιρία περιλαμβάνουν ενδεικτικά:  Ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ηλικία, φύλο, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο, ΑΔΤ, e-mail, βιογραφικό, ψυχομετρικές μετρήσεις, ΑΦΜ.  Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν επικοινωνείτε μαζί μας, θα κρατήσουμε αρχείο με τις επικοινωνίες αυτές.  Αποτελέσματα ψυχομετρικών τεστ. Για ποιο λόγο χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα; Η εταιρία συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για τους εξής λόγους: 1. Να αξιολογεί υποψηφίους για εταιρίες 2. Να αναπτύσσει πλάνα επαγγελματικής εξέλιξης 3. Να προετοιμάζει υποψηφίους για δουλειά στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό 4. Να εισπράττει τις αμοιβές για τις παρεχόμενες υπηρεσίες 5. Να διαβιβάζει δεδομένα σε τρίτους – εταιρίες Επίσης κατά την πρόσληψη εργαζομένων στην εταιρία: 3 i. Να συμμορφώνεται με τις συμβατικές της υποχρεώσεις που απορρέουν από τη σύμβαση εργασίας ή παροχής υπηρεσιών, καθώς και από οποιαδήποτε άλλη σύμβαση ή κανόνες διέπουν τη συμβατική της σχέση με τους εργαζομένους ii. Για σκοπούς διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (π.χ. διαχείρισης απουσιών από την εργασία, εκπαίδευσης) iii. Για σκοπούς ασφάλειας και προστασίας προσώπων, εγκαταστάσεων, συστημάτων και περιουσιακών στοιχείων iv. Για σκοπούς παρακολούθησης της συμμόρφωσης με εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες v. Για σκοπούς διαχείρισης των επικοινωνιών και άλλων συστημάτων που χρησιμοποιεί η EXCELLENTIA INTERNATIONAL (συμπεριλαμβανομένων εσωτερικών βάσεων δεδομένων με επαφές) vi. Για διερεύνηση και ανταπόκριση σε διάφορα περιστατικά και παράπονα vii. Για συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματά μας και για συνεργασία με τις αστυνομικές, κυβερνητικές ή εποπτικές αρχές κατά τη διεξαγωγή ερευνών. Tι λέει η νομοθεσία σχετικά με αυτά; Πρέπει να έχουμε κάποια νόμιμη βάση από αυτές που αναφέρονται στη νομοθεσία, προκειμένου να επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας. Για όσους απασχολούνται ή συνεργάζονται με την εταιρία, η επεξεργασία των δεδομένων για τους σκοπούς αυτούς γίνεται για λόγους όπως η εκτέλεση σύμβασης στην οποία συμβαλλόμενο μέρος είναι το υποκείμενο των δεδομένων (σκοποί 1 και 5-7), η συμμόρφωση με σχετικές υποχρεώσεις εκ του νόμου ή από άλλες κανονιστικές ρυθμίσεις (σκοποί 5-7),και/ή το έννομο συμφέρον της εταιρίας κατά την άσκηση των δικών της δικαιωμάτων, καθώς και των θεμελιωδών δικαιωμάτων του προσωπικού της για άσκηση των δραστηριοτήτων της με τρόπο που να μην επηρεάζει αδικαιολόγητα τα συμφέροντα ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και τις ελευθερίες σας (σκοποί 1-4 και 7). Στις περιπτώσεις που η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη των εννόμων συμφερόντων της εταιρίας, φροντίζουμε να διασφαλίζουμε ότι η επεξεργασία γίνεται με τρόπο ώστε τα έννομα συμφέροντά μας να υπερισχύουν τυχόν ατομικά συμφέροντα των υποκειμένων. Εκτός του πλαισίου των ανωτέρω σκοπών, θα επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο με βάση τη συγκατάθεσή σας (που αποτελεί μία ακόμη νόμιμη βάση επεξεργασίας). Είστε υποχρεωμένοι να μας δώσετε τα προσωπικά δεδομένα που ζητούμε; Είναι απαραίτητο να μας δώσετε τα δεδομένα σας, προκειμένου να μπορέσουμε να σας προσφέρουμε τις υπηρεσίες που επιθυμείτε. Αυτό σημαίνει ότι είστε υποχρεωμένοι να μας δώσετε τα προσωπικά σας δεδομένα. Εάν δεν μας δώσετε τα δεδομένα σας, ενδέχεται να μην μπορούμε να συμβληθούμε καν μαζί σας και να μην είμαστε σε θέση να σας εξυπηρετήσουμε. 4 Γίνεται επεξεργασία των δεδομένων σας και χωρίς καμία ανθρώπινη παρέμβαση; Όχι. Η εταιρία μπορεί να χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένα συστήματα/διαδικασίες, προκειμένου να παρέχει στους πελάτες μας, τις υπηρεσίες που μας ζητήσατε αλλά κάποιες φορές κρίνετε απαραίτητη η ανθρώπινη παρέμβαση. Για πόσο καιρό κρατάμε τα δεδομένα σας; Η εταιρία μπορεί (και σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα με το είδος των πληροφοριών, είναι υποχρεωμένη) να διατηρεί τα δεδομένα σας για αρκετό καιρό μετά τη ολοκλήρωση της παρεχόμενης υπηρεσίας. Γενικώς, διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για 20 χρόνια. Διαβιβάζουμε τα δεδομένα σας σε τρίτους; Όπως αναφέραμε ανωτέρω, γνωστοποιούμε τα δεδομένα σας σε τρίτους ως ακολούθως: 1. Προς εταιρίες που αναζητούν προσωπικό. 2. Προς εξωτερικούς συνεργάτες. Ενδέχεται, για παράδειγμα, να συνεργασθούμε με κάποιο ψυχολόγο που θα αναλάβει κάποιο περιστατικό. Ο Προμηθευτής ή οι Προμηθευτές μας υπόκεινται σε συμβατικές και άλλες νομικές υποχρεώσεις για την τήρηση της εμπιστευτικότητας των δεδομένων σας και το σεβασμό του απορρήτου σας, και θα έχουν πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που τους είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των εργασιών που αναλαμβάνουν. Επίσης σε εταιρίες παροχής υπηρεσιών υποστήριξης οικονομικού τμήματος και λογιστηρίου (που ενδέχεται να χρειαστούν λεπτομέρειες για τους εργαζόμενους ή ανεξάρτητους συνεργάτες μας, ώστε να μπορέσουν να επεξεργασθούν την τιμολόγηση και τα ποσά προς είσπραξη για την εταιρία) ή /και εταιρίες παροχής υπηρεσιών ανθρώπινου δυναμικού που εκτελούν εργασίες μισθοδοσίας. 3. Θα γνωστοποιήσουμε τα δεδομένα σας σε κυβερνητικές, αστυνομικές, εποπτικές και άλλες αρμόδιες αρχές εάν, κατά την απόλυτη κρίση μας, υπέχουμε σχετική νομική υποχρέωση ή δικαίωμα να προχωρήσουμε στην γνωστοποίηση αυτή ή κρίνουμε ότι είναι εύλογο και φρόνιμο να κάνουμε τη γνωστοποίηση, και 4. Στο πλαίσιο διαδικασίας ελέγχου δέουσας επιμέλειας (duediligence) αναφορικά με πλάνα συγχώνευσης, αγοράς ή άλλης επιχειρηματικής συναλλαγής, όπου ενδέχεται να χρειαστεί να γνωστοποιήσουμε τα δεδομένα σας στον ενδιαφερόμενο αγοραστή ή πωλητή και τους συμβούλους τους. Διαβιβάζουμε τα δεδομένα σας και εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης; Δεν διαβιβάζουμε προσωπικά δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ποια είναι τα δικαιώματά σας;  Δικαίωμα πρόσβασης και απόκτησης αντιγράφων των προσωπικών σας δεδομένων Έχετε το δικαίωμα να μας ζητήσετε να σας επιβεβαιώσουμε εάν επεξεργαζόμαστε προσωπικά σας δεδομένα. Στις περιπτώσεις αυτές, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε κάποια από τα δεδομένα σας (μέσω σχετικής εφαρμογής) και σε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το πώς γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων σας. Σε 5 κάποιες περιπτώσεις, μπορείτε να μας ζητήσετε να σας αποστείλουμε ηλεκτρονικό αντίγραφο των δεδομένων σας.  Δικαίωμα διόρθωσης των προσωπικών σας δεδομένων Εφόσον είστε σε θέση να αποδείξετε ότι τα δεδομένα που τηρούμε για εσάς δεν είναι σωστά, μπορείτε να ζητήσετε την ενημέρωση ή διόρθωση των δεδομένων αυτών.  Δικαίωμα «στη λήθη»/διαγραφή δεδομένων Σε ορισμένες περιπτώσεις έχετε το δικαίωμα να μας ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία των δεδομένων σας και/ή να τα διαγράψουμε. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να υποβάλετε σχετικό αίτημα και η εταιρία θα αξιολογήσει εάν το αίτημά σας μπορεί να γίνει δεκτό, ωστόσο αυτό το δικαίωμα τελεί υπό την επιφύλαξη άλλων νόμιμων δικαιωμάτων ή υποχρεώσεων που μπορεί να έχουμε σχετικά με τη διατήρηση των δεδομένων. Για καταστάσεις στις οποίες, σύμφωνα με το νόμο, κρίνουμε ότι το αίτημά σας για διαγραφή των δεδομένων σας πρέπει να γίνει δεκτό, η εταιρία θα προχωρήσει στη διαγραφή αμελλητί. Επισημαίνουμε ότι, μόλις διαγραφούν τα δεδομένα σας, η εταιρία δεν θα μπορεί πλέον να σας εξυπηρετεί. Εάν επιθυμείτε να επανεγγραφείτε, θα πρέπει να καταχωρίσετε εκ νέου τα δεδομένα σας.  Δικαίωμα Αντίρρησης Στο μέτρο που η επεξεργασία των δεδομένων σας από την εταιρία βασίζεται στο έννομο συμφέρον της εταιρίας (και όχι σε άλλες βάσεις επεξεργασίας) ή σχετίζεται με σκοπούς άμεσου μάρκετινγκ, έχετε το δικαίωμα να αρνηθείτε την επεξεργασία των δεδομένων σας από την εταιρία αναφέροντας τα χαρακτηριστικά της περίπτωσής σας. Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, παρακαλούμε να μας αποστείλετε email στη διεύθυνση info@excellentiainternational.eu Eαν μας στείλετε email για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, η εταιρία μπορεί να σας ζητήσει στοιχεία ταυτοποίησης πριν επεξεργασθεί το αίτημά σας. Τέλος, έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στην αρμόδια Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εάν διαπιστώσετε ότι ανέκυψε κάποιο πρόβλημα σε σχέση με τα δεδομένα σας. Παρακολούθηση Στο βαθμό που αυτό επιτρέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία, η εταιρία διατηρεί το δικαίωμα να ελέγχει, να παρακολουθεί και να καταγράφει την πρόσβαση, τη χρήση και το περιεχόμενο των δεδομένων που τηρούνται ή τυγχάνουν επεξεργασίας στα συστήματα ΙΤ μας. Αυτό το κάνουμε για τους σκοπούς που αναφέρουμε ανωτέρω, αλλά το τονίζουμε ειδικά, ώστε να είστε ενήμεροι ότι η εργασία σας στα συστήματα ΙΤ μας μπορεί να παρακολουθείται από άλλα πρόσωπα. 6 Πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας; Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία ή αμφιβολία αναφορικά με τη Δήλωση αυτή, εάν επιθυμείτε να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων σας και/ή εάν θέλετε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της EXCELLENTIA INTERNATIONAL (DPO) – Δρ. Ευαγγελία Μαρκάκη παρακαλούμε να στείλετε email στη διεύθυνση info@excellentiainternational.eu Τι ισχύει για τυχόν αλλαγές στην παρούσα Δήλωση; Οι όροι της παρούσας Δήλωσης ενδέχεται να τροποποιούνται κατά καιρούς. Θα ανακοινώνουμε τυχόν σημαντικές αλλαγές στη Δήλωση μέσω κατάλληλων ειδοποιήσεων είτε στο παρόν website είτε με άλλους διαθέσιμους τρόπους επικοινωνίας.